Regulamin
Internetowego Systemu Czynszowego
E-KARTOTEKA
§ 1
POSTANOWIENIA WSTĘPNE
1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
a) E-KARTOTEKA – Internetowy System Czynszowy służący do udostępniania danych o opłatach za korzystanie z mieszkania na indywidualnym koncie lokalowym użytkownika, komunikatów i innych danych o nieruchomości, systemu głosowania elektronicznego/zdalnego/indywidualnego nad uchwałami, faktur za koszty nieruchomości, rozliczeniu mediów;
b) Użytkownik – osoba zarejestrowana w module e-kartoteka;
c) Administrator – zarządca nieruchomości Grzegorz Pytloch.
2. Użytkowanie systemu E-KARTOTEKA jest bezpłatne i nie jest usługą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18.07.2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 z późn. zm.).
3. Do poprawnego działania E-KARTOTEKI wymagana jest jedna z przeglądarek internetowych: Internet Explorer 8 (lub nowszy), Google Chrome, Mozilla Firefox.
4. Do obsługi raportów generowanych w formacie PDF wymagany jest Adobe Acrobat Reader 8 (lub nowszy).
§ 2
REJESTRACJA
1. Rejestracja Użytkownika:
a) Aby uzyskać możliwość korzystania z aplikacji, Użytkownik lub upoważniona przez Użytkownika osoba musi udać się do Administratora z ważnym dokumentem tożsamości zawierającym nr PESEL celem uzyskania danych dostępowych do usługi.
b) Podczas dokonywanej rejestracji należy przedłożyć wypełniony formularz zgłoszeniowy, który zawiera pisemne oświadczenie o zgodzie na korzystanie z systemu. Podpisanie oświadczenia jest warunkiem udostępnienia Użytkownikowi loginu i nadania hasła pierwszego dostępu.
c) Po zarejestrowaniu przez Administratora, Użytkownik lub osoba upoważniona winna zweryfikować wprowadzone dane oraz po pierwszym zalogowaniu się do usługi zmienić hasło dostępu.
d) Formularz zgłoszeniowy dostępny jest w siedzibie Administratora i poprzez system Internet pod
adresem: www.officium.egranit.pl
e) Po rejestracji i akceptacji Regulaminu identyfikator Użytkownika jest aktywowany w ciągu 48 godzin od czasu dostarczenia do siedziby Administratora poprawnie wypełnionego formularza zgłoszeniowego.
f) Dostęp do konta aktywowany jest dla pojedynczego lokalu, zatem użytkownik posiadający tytuł prawny do więcej niż jednego lokalu powinien wykonać odrębną aktywację dla każdego z nich.
g) Dostęp do systemu E-KARTOTEKA jest możliwy poprzez system Internet pod adresem www.officium.egranit.pl
h) Administrator zobowiązany jest do usunięcia danych Użytkownika z listy użytkowników EKARTOTEKi i zablokowania dostępu do konta na jego żądanie złożone u administratora w formie pisemnej.
i) W wypadku wygaśnięcia tytułu prawnego do lokalu niezwłocznie zablokowany zostanie dostęp do konta Użytkownika z jednoczesnym usunięciem jego danych z listy użytkowników.
j) W wypadku powzięcia przez Administratora informacji o zmianie użytkownika lokalu niezwłocznie zablokowany zostanie dostęp do konta Użytkownika z jednoczesnym usunięciem danych rejestracyjnych.
§ 3
KORZYSTANIE Z USŁUG E-KARTOTEKI
1. Administrator może w każdej chwili, bez podania przyczyny, modyfikować usługi dostępne w systemie E-KARTOTEKA, a także zawieszać lub ograniczać ich działanie. Może również dodawać nowe usługi.
2. Administrator zastrzega sobie prawo zmiany zasad funkcjonowania systemu EKARTOTEKA.
3. Administrator ma prawo zablokować dostęp do konta w wypadku stwierdzenia korzystania z niego w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa.
4. Dane udostępnione przez system E-KARTOTEKA wprowadzane są systematycznie w czasie niezbędnym do ich opracowania i przetworzenia. Do czasu ich wprowadzenia i przetworzenia system ujawnia dane niezaktualizowane.
§ 4
ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI
1. Za prawidłowe działanie systemu E-KARTOTEKA odpowiada Administrator.
2. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia identyfikatora Użytkownika oraz hasła przez osoby trzecie.
3. Informacje uzyskane przez Użytkownika za pośrednictwem systemu E-KARTOTEKA mają charakter informacyjny i nie mogą stanowić wyłącznej podstawy roszczeń wobec wspólnoty (wymagają weryfikacji).
4. Saldo rozliczeń konta opłat za mieszkanie na dany dzień nie uwzględnia wpłat, które nie zostały jeszcze w danym dniu z przyczyn obiektywnych zaewidencjonowane na indywidualnym koncie Użytkownika, korekt związanych np. ze zmiana liczby osób, zadłużeń objętych sprawami sądowymi oraz odsetek za zwłokę w płatnościach
5. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z wykorzystaniem informacji uzyskanych za pośrednictwem E-KARTOTEKI, w tym informacji, o których stanowi § 3 ust.
4.
§ 5
REKLAMACJE
1. Użytkownicy uprawnieni są do składania reklamacji działania systemu E-KARTOTEKA. Reklamacje powinny być kierowane do Administratora na adres e-portalu: officium.egranit.pl
2. Reklamacje, wraz ze szczegółowym opisem zdarzenia będącego przedmiotem reklamacji, należy zgłaszać nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiło to zdarzenie uzasadniające jej wniesienie.
3. Reklamacje wniesione przez osoby nie będące Użytkownikami E-KARTOTEKI pozostawiane będą bez rozpatrzenia.
4. Administrator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od daty jej wpłynięcia. W razie konieczności weryfikacji lub uzupełnienia reklamacji czas jej rozpoznania może ulec przedłużeniu.
5. Przy rozpatrywaniu reklamacji Administrator opiera się na treści niniejszego Regulaminu oraz przepisach prawa. Po rozpatrzeniu reklamacji, Administrator o sposobie jej załatwienia zawiadamia osobę wnoszącą reklamację. Poinformowanie o sposobie załatwienia reklamacji następuje w takiej
formie, w jakiej została wniesiona, lub w inny wybrany przez Administratora sposób.
§ 6
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Administrator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu E-KARTOTEKA .
2. W przypadku zmiany treści Regulaminu E-KARTOTEKA, Administrator zamieści na stronie officium.egranit.pl w zakładce E-KARTOTEKA tekst nowego Regulaminu.
3. Regulamin opublikowany na stronie internetowej E-KARTOTEKA uznaje się za doręczony Użytkownikowi.
4. Administrator oświadcza, że dane osobowe zawarte w bazie danych E-KARTOTEKI wykorzystywane będą wyłącznie w celach rozliczeniowych.
5. Administrator oświadcza, że dane osobowe zawarte w bazie danych E-KARTOTEKI wykorzystywane będą wyłącznie w celach statutowych i związanych z zarządzaniem nieruchomościami.
6. Użytkownik przed skorzystaniem z systemu E-KARTOTEKA ma obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem i zasadami funkcjonowania modułu informatycznego E-KARTOTEKA a korzystanie z systemu oznacza akceptację postanowień regulaminu.
FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY
o umożliwieniu dostępu do systemu E-KARTOTEKA
…......................, dnia ……………………...
….…………………………………………………………………………..…………..
imię i nazwisko osoby/nazwa osoby prawnej posiadającej tytuł prawny do lokalu
…………………………………………………………………………………………
adres lokalu, którego dane mają być udostępnione w systemie E-KARTOTEKA
……………………………………………………….………………………………...
adres korespondencyjny pocztowy
………………………………………………………………………………………….
Rodzaj dokumentu stwierdzającego tożsamość seria numer
……………………………………………………….....
PESEL osoby/NIP osoby prawnej posiadającej tytuł prawny do lokalu
………………………………………………………......…………………………...
telefon kontaktowy
………………………………………………………………………………….........
adres e-mail
Oświadczam, że wyrażam zgodę na korzystanie z systemu Internetowego Systemu
Czynszowego E-KARTOTEKA.
Czytelny podpis
…………………………………………………...............
Właściciela / współwłaściciela / osoby upoważnionej
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Data wprowadzenia do systemu i podpis
……………………………………………………………
pracownika wprowadzającego dane osoby do systemu
Przesłanie niniejszego dokumentu jest warunkiem koniecznym do uzyskania dostępu zdalnego do informacji finansowych, faktur,
głosowań nad uchwałami itp. w ramach działania Wspólnoty.
Wykonanie obowiązku informacyjnego w zakresie przetwarzania i gromadzenia danych osobowych podmiotu pod marka OFFICIUM
Zarządzanie Nieruchomościami Grzegorz Pytloch z siedzibą w Kołobrzegu przy ul. Jagiellońskiej 23/20: dane osobowe będą
przetwarzane w celu wykonania zarządu nieruchomością lub innych prowadzonych postępowań lub zleceń w ramach prowadzonej
działalności ;dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ;dane będą przechowywane
w okresie trwającego postępowania, własności lokalu, stosunku najmu lub podobnego i 5 lat po ich zakończeniu ;przysługuje prawo
do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec
przetwarzania oraz prawie do przenoszenia danych ;przysługuje prawo do cofnięcia zgody - jeśli obowiązek podania danych nie
wynika z ustawy lub umowy ;przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ;jeśli podanie
i przetwarzanie danych jest obowiązkiem wynikającym z przepisu prawa, umowy, tudzież jest warunkiem do jej zawarcia a w braku
zgody na ich podanie sprawa może pozostać bez biegu